Cách làm phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

      7
quản lý hồ sơ cá nhân của mỗi nhân sự thế nào cho đúng? Cùng xem thêm và download về miễn tổn phí file Excel cai quản hồ sơ nhân sự sau đây của nhatroso.com.vn.

*

Biểu chủng loại Excel thống trị hồ sơ nhân sự

1. Những thành phần của một file Excel làm chủ hồ sơ nhân sự

Trong file cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel bao hàm những thông tin sau:

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): mỗi nhân sự được gán với một mã số thắt chặt và cố định không trùng nhau. Khi nhân sự kia nghỉ việc, mã số này bắt buộc được không thay đổi (không gán lại cho người khác).

Bạn đang xem: Cách làm phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

Họ với tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản ngại lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao hàm cả màn chơi hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales cấp độ 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm việc: Trụ sở, trụ sở 1, chi nhánh 2,...

Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu hèn lý kế hoạch có xác thực địa phương, bạn dạng sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, bạn dạng sao công bệnh giấy khai sinh, phiên bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy đi khám sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, phù hợp đồng tất cả chữ cam kết và vết đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình ảnh thẻ.

2. Cần kết hợp hồ sơnhân sự với đều biểu chủng loại nhân sự Excel nào khác?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, thành phần tuyển dụng chỉ việc quan chổ chính giữa tới một trong những thông tin cơ phiên bản như họ và tên, tin tức liên hệ, trình độ chuyên môn học vấn, tay nghề làm việc,... Thì quản lý nhân sự đòi hỏi phức tạp nhiều hơn thế nữa thế.

Để quản lý một cách tổng quát và tương đối đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì quanh đó file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelquản lý list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan độc nhất về thông tin của những nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn vừa lòng đồng).

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp đề xuất dùng tệp tin Excel này làm chủ thông tin phù hợp đồng thử vấn đề và các loại hòa hợp đồng lao rượu cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một quá trình nhất định gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường tin tức của biểu mẫu làm chủ hợp đồng nhân sự khá đối chọi giản, mặc dù lại tổng quan lượng tài liệu lớn và yên cầu độ đúng mực cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp vẫn đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối kết hợp giữa nhị biểu mẫu danh sách nhân sự với Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi nhân sự ngủ việc:Cũng giống như như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, công ty cần vồ cập hơn sự biến đổi của các yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực sau khoản thời gian nhân sự nghỉ ngơi việc, cũng giống như hồ sơ cần thiết để hoàntất thủ tục xong hợp đồng.

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa hẳn là nhân sự mới hay nhân sự ngủ việc, biến động tiền lươngbao gồm các trường hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, bớt level, giao vận vị trí, gửi công tác,... Trong file Exceltheo dõi dịch chuyển này, cần xem xét tới ngày sự biến đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ thành phần nhân sự những doanh nghiệp, nhatroso.com.vn đã tổng hòa hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu mã trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để sở hữu về miễn phí.

*

Các tư liệu khác hoàn toàn có thể tải về:

1.Bộ tự điển năng lực & bản mô tả quá trình cho 60+ vị trí trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện nay hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy định lương thưởng, phụ cấp cho và xử phạt cần sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy công ty (bản không thiếu thốn 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) phiên bản đầy đủ 38 trang

3. Có giải pháp nào sửa chữa thay thế biểu mẫu mã Excel để quản lý hồ sơ nhân sự cấp tốc - gọn gàng - đúng mực - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ lâu đã được xem là nhiệm vụ không còn xa lạ của phần tử Nhân sự những doanh nghiệp. Sự thân thuộc này thậm chí còn còn được coi là lẽ đương nhiên: chúng ta vẫn đang từng ngày từng ngày một trung thành với công việc tra soát, nhập liệu bằng tay thủ công trên mọi file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là điều bắt bắt buộc làm. Cầm nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ rất có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp lớn quy tế bào trung bình và to trên thế giới sẽ sử dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho những nhiệm vụ quản ngại trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 lấp sóng rộng lớn rãi, thậm chí là trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và technology máy học (Machine Learning - ML) đang đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị với vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu lúc doanh nghiệp sửa chữa Excel bằng một công cụ tân tiến hơn để cai quản nhân sự.

Và đặc trưng hơn hết, việc tận dụng một phương án tiện lợi thế giúp doanh nghiệp không hẳn tập trung rất nhiều vào các công việc liên quan tiền tới thủ tục mà không tạo thành năng suất có tác dụng việc.

*

a. 06 điểm yếu kém của biểu mẫu mã Excel khi sử dụng để quản lý nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất cực nhọc để soát soát toàn diện hay làm report toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định

Khi đưa ra quyết định sử dụng biểu mẫu mã Excel để quản lý nhân sự, chắc hẳn rằng doanh nghiệp đã hiểu được dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán ở những file khác nhau. Bọn họ cũng ngầm đồng ý sẽ tiêu tốn thêm nhiều thời hạn và sức lực để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề này không đơn giản dễ dàng chỉ là lãng phí nguồn lực đến doanh nghiệp, mà còn dẫn tới những hệ luỵ nguy hại hơn - ngăn cản việc rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, cùng việc mau lẹ ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.

Không đảm bảo bảo mật

Lẽ đương nhiên là nhà cai quản nào cũng muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tài liệu nhạy cảm. Vào công tác thống trị nhân sự chứa không ít dữ liệu như vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số thích hợp đồng, lý do nghỉ việc,...

Xem thêm:

Tuy nhiên, các biểu mẫu mã Excel đích thực không đảm bảo bảo mật. Không tồn tại phân quyền, không có khoanh vùng dữ liệu làm sao được ghi lại “chỉ dành cho tất cả những người quản lý” cả. Tuy vậy chủ cài file rất có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy vậy vẫn ko tránh khỏi khác trường vừa lòng bị thất thoát ra ngoài.

Đó là chưa kể không ít người sẽ bắt buộc dùng chung một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát bảo mật gần như là là ko thể.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel tàng ẩn nhiều mọt nguyhại mang lại doanh nghiệp

Không thể để lại “thừa kế” cho người sau

Giả sử bao gồm một người có quyền lực cao nhân sự bắt đầu đến chào đón công việc, nhưng mà cô ấy lại quan trọng “giải mã” phương pháp đặt tên và sắp tới xếp các thông tin trên biểu mẫu mã Excel mà tín đồ cũ nhằm lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu chủng loại đó theo sự đọc biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ không chỉ có vậy là ban đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu quản lý nhân sự bởi Excel là một trong tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, dẫu vậy thật tiếc nuối là không có tác dụng bàn giao cùng thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có không ít phần mượt doanh nghiệp rất có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,... Yếu điểm của biểu chủng loại Excel là thiết yếu tích hợp với những công cụ tân tiến đó.

Ngay cả với những cách thức phổ biến hơn như là đồng hồ, kế hoạch biểu hay gmail thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ gây ra những lỗi sai bởi làm việc của con người

Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Phần đông được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như ứng dụng nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng mà không cung ứng được con tín đồ thì là thiếu sót của công cụ.

Sai lầm sẽ còn xẩy ra thường xuyên không dừng lại ở đó khi nhiều người cùng truy vấn và sửa đổi một tệp tin Excel. Tức thì tại lúc quan sát thấy tín đồ khác đang làm việc trên thuộc một đồ họa với mình, nhân viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập và gây nên nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng cùng với doanh nghiệp. Khi càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề nghị khổng lồ. Quan trọng giải quyết bằng cách cứ tăng lên số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói phương pháp khác, lúc doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bởi biểu mẫu mã Excel truyền thống lâu đời gần như thể không tưởng.

b. ứng dụng quản trị thông tin nhân sự nhatroso.com HRM là giải pháp hàng đầu để thay thế sửa chữa biểu mẫu mã nhân sự Excel

Bộ ứng dụng quản trị nhân sự nhatroso.com HRM+

Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu mã nhân sự Excel kể trên, nhatroso.com.vn vừa qua đã cho ra mắt một phương án thay thế hoàn hảo - Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự nhatroso.com HRM.

nhatroso.com HRM tất cả thể tự động hóa tạo ra các report chuyên sâu, giúp bạn gấp rút đưa ra ra quyết định nhân sự

Đâu là đều chỉ số đặc biệt quan trọng cần những thống kê trong cai quản trị nhân sự? số lượng nhân sự và workload của những phòng ban? Tổng số tiền thuế đề nghị nộp? Tổng số tiền lương cần trả toàn công ty? Số tiền lương ở trong phòng marketing? mức lương trung bình trên một nhân sự? Tổng đưa ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ tiến hành tính toán auto từ những tài liệu sẵn có của doanh nghiệp trên phần mềm, với hiển thị tức thời (real-time) vào mục báo cáo.

Như vậy, bất kể lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình trạng tổng quan lại về nhân sự vào doanh nghiệp để đưa ra những quyết định đúng đắn.

*

Một phần giao diện các report được tạo tự động từ các thông tin nhân sự trên nhatroso.com HRM

nhatroso.com HRM có tác dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ bạn được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một tệp tin Excel thuận lợi được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào khối hệ thống nhatroso.com HRM của doanh nghiệp, một người cần phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được chế tạo ra và điều hành và kiểm soát bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ bao gồm lãnh đạo cùng một vài chuyên viên nhân sự v.i.p mới gồm quyền sửa đổi dữ liệu toàn công ty, còn cai quản chỉ gồm quyền xem (chứ không hẳn chỉnh sửa) dữ liệu của cấp dưới thuộc cơ sở mình.

Đối với mắt nhìn từ phía nhân viên, nhatroso.com.vn có hỗ trợ thêm một vận dụng khác nhằm họ từ bỏ xem thông tin cá thể và những dữ liệu thao tác làm việc khác của bạn dạng thân được tàng trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên nhatroso.com Me, nói một cách khác là Trang hồ nước sơ cá nhân của từng người.

Như vậy, không những bảo mật thông tin xuất sắc hơn, phần mềm của nhatroso.com còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn được biết của nhân viên trong khi vẫn bảo đảm an toàn quyền điều hành và kiểm soát của doanh nghiệp.

nhatroso.com HRM có phong cách thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng, thuận tiện bàn giao cho người cai quản khác

Phần mềm có tác dụng lưu trữ tài liệu vô cùng lớn, tài năng hiển thị cũng rộng gấp các lần đối với một biểu mẫu mã Excel nên không tồn tại thông tin nào giống hệt như một “mã số túng bấn ẩn” cả.

Ngay cả hình ảnh và giải pháp sắp xếp các trường tin tức cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh và logic, bảo vệ dễ dàng đọc hiểu và áp dụng cho một người mới - nói cả là một trong trưởng chống nhân sự tay nghề cao hay một nhân viên mới vẫn tồn tại “gà mờ”.

*

Một phần bối cảnh của Phần mềm thống trị thông tin nhân sự nhatroso.com HRM

nhatroso.com HRM có công dụng tích hợp béo theo cả chiều rộng và chiều sâu

Trong bộ phương án quản trị nhân sự toàn vẹn của nhatroso.com.vn còn đa số mềm có ích khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm vô tư nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản trị mục tiêu, thống trị tài sản,... Phần mềm HRM được tích hợp nghiêm ngặt với tất cả các ứng dụng này - và cả các công cụ phía bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, trên nhatroso.com HRM, nhân sự A có tin tức mã chấm công là 072, e-mail nội bộ là nguyenvana