Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán erp

      5
Phần mềm kế toán tài chính đã cùng đang được không ít chủ doanh nghiệp áp dụng vào trong bộ máy quản lý để tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, để hiểu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP mà không có sự giúp sức của đơn vị chức năng triển khai thì chưa phải điều thuận lợi bởi đây là giải pháp quản trị được tích hòa hợp nhiều tác dụng nâng cao. Nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho đầy đủ doanh nghiệp lần đầu dùng chiến thuật và sẽ thực hiện giao diện ứng dụng SAP Business One để làm hình ảnh minh họa.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán erp

*
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Mục Lục


5. Sử dụng một số nghiệp vụ liên quan5.1. Nhiệm vụ kế toán thu chi5.2. Nghiệp vụ kế toán tài sản cố định5.3. Nghiệp vụ kế toán kho5.4. Nghiệp vụ kế toán tổng hợp

1. Đăng ký/Đăng nhập thông tin tài khoản trên hệ thống

Trước khi áp dụng phần mềm, quý khách cần đk hoặc đăng nhập tài khoản trên khối hệ thống để cá nhân hóa quy trình làm việc cũng như bảo đảm an toàn tính bảo mật thông tin của thông tin.

1 – Đăng cam kết tài khoản

Nếu là người dùng lần đầu tiên, công ty lớn cần đk tài khoản thực hiện (hay có cách gọi khác là “Tạo người tiêu dùng mới”). Thao tác đăng ký chỉ cần thực hiện một lần duy nhất. Trong những lần thực hiện tiếp theo, quý khách hàng sẽ sử dụng chức năng “Đăng nhập” để truy cập hệ thống. Gồm 2 cách để đăng ký kết tài khoản:

Đăng ký tài khoản bằng thông tin tài khoản của admin hệ thống: người tiêu dùng truy cập vào tác dụng “Đăng cam kết tài khoản” (thường hiển thị dạng Sign up) và tiến hành điền các thông tin cần thiết về fan dùng. Sau thời điểm điền xong, ứng dụng sẽ hiển thị cửa sổ mới để người dùng tạo và lưu mật khẩu.Tự đk tài khoản mới: Một số hệ thống phần mềm kế toán ERP cho phép người sử dụng tự tạo tài khoản mà không cần đến admin hệ thống. Để tạo thông tin tài khoản mới, người dùng tiến hành các bước tương tự: vào mục sign up cùng điền tin tức cá nhân. Sau đó, khối hệ thống sẽ gửi thư điện tử xác minh đến thông tin tài khoản đã đăng ký và doanh nghiệp triển khai xác minh tài khoản.
*
Màn hình đăng nhập của SAP Business One

2 – Đăng nhập tài khoản

Sau khi đã đăng ký tài khoản, quý khách sẽ cần đăng nhập (thường đồ họa sẽ hiển thị dạng Sign in, Log in hoặc Log on) với điền tên tín đồ dùng, password đã đk để sử dụng.

*
Màn hình singin của SAP Business One

2. Nhập liệu các thông tin đầu vào

Tùy vào quy mô chuyển động và đặc điểm làm việc của bạn sẽ bao gồm cách chuyển tài liệu khác nhau. Tuy nhiên các làm việc cơ bạn dạng để nhập các thông tin đầu vào bao gồm:

Đăng ký tin tức sử dụng ứng dụng trên tờ khai thuếKê khai các bộ hóa solo chưa tất toán (chưa xong thanh toán)Thực hiện nay chuyển dữ liệu từ khối hệ thống cũ từ phần mềm cũ hoặc ở tệp tin excel, dữ liệu trên chứng từ sang ứng dụng kế toán ERPNhập số dư kế toán với số liệu report từ các kỳ trước
Lưu ý: Đây là thao tác được triển khai 1 lần duy nhất khi khách hàng ban đầu vận hành phần mềm kế toán ERP. đầy đủ lần đăng nhập sau, doanh nghiệp không buộc phải lặp lại thao tác này.

3. Khởi tạo các kỳ tài thiết yếu và năm tài chính

Sau khi nhập liệu những thông tin đầu vào đầy đủ, doanh nghiệp lớn sẽ ban đầu khởi tạo các kỳ tài chủ yếu và năm tài chính. Người tiêu dùng truy cập vào giao diện phần mềm hoặc phân hệ kế toán, chọn kỳ hạch toán (thường xuất hiện dưới dạng bảng biểu). Để mở kỳ mới, quý khách nhấp vào tác dụng tạo kỳ hạch toán mới (một số ứng dụng ký hiệu bằng cụm “New Period”) và bước đầu nhập thời gian, những thông tin đặc trưng như ngày bắt đầu, ngày chấm dứt kỳ, tên kỳ, mã số kỳ. Đây là quy trình cơ bạn dạng để yêu thương cầu khối hệ thống tạo một năm tài chính.

Video tiếp sau đây sẽ hỗ trợ cho quý khách có dòng nhìn chi tiết và ví dụ hơn về công đoạn này trong SAP Business One.

Ngoài ra, tín đồ dùng hoàn toàn có thể xóa sút kỳ tài thiết yếu và năm tài chủ yếu đã tạo bằng cách nhấp vào kỳ hạch toán và lựa chọn xóa. Tuy vậy cần xem xét rằng, trong quá trình thực hiện, ứng dụng sẽ mở ra thông báo không xóa được và hoàn thành thực hiện thanh toán giao dịch với các kỳ tài bao gồm đã nhập liệu.

4. Tạo khối hệ thống tài khoản

Nhìn chung, hệ thống tài khoản kế toán vào ERP mang đến phép người dùng tạo mới và chỉnh sửa tin tức về tài khoản. Không tính ra, người tiêu dùng cũng hoàn toàn có thể truy cập vào các dữ liệu bỏ ra tiết phát sinh của một tài khoản. Dưới đây là video clip hướng dẫn chi tiết về tính năng của khối hệ thống tài khoản kế toán tài chính (cụ thể là vào SAP Business One).

Để tạo mới một tài khoản kế toán, người dùng cần truy cập vào mục hệ thống tài khoản (thường được ký kết hiệu là Chart of Account, Accounting Account). Một vài thông tin chính người tiêu dùng cần điền bao gồm: tài khoản cha, tài khoản chi tiết, tên tài khoản, số hiệu tài khoản, nhiều loại tài khoản, loại tiền tệ mà người tiêu dùng muốn tài khoản theo dõi,…

5. Sử dụng một trong những nghiệp vụ liên quan

Phần mềm kế toán thường cung cấp doanh nghiệp thực hiện tương đối nhiều nghiệp vụ vào kế toán, trong những số ấy các nghiệp vụ căn bản như kế toán thu chi, kế toán gia sản cố định, kế toán tổng hợp. Dưới đấy là hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP mang lại 3 nghiệp vụ nêu trên.

*
Nghiệp vụ thu vào SAP Business One

5.1. Nhiệm vụ kế toán thu chi

Nghiệp vụ kế toán tài chính thu chi trên ERP cung ứng doanh nghiệp thống trị các nguồn lực tài bao gồm cần thu hoặc buộc phải chi trả trong quy trình làm việc, bao gồm 2 công đoạn chính là lập phiếu thu và lập phiếu chi.

5.2.1. Lập phiếu thu

Để lập phiếu thu, người dùng truy cập vào mục chứng từ (Accounting vouchers) hoặc mục ngân hàng (Banking) tự giao diện màn hình hiển thị chính. Sau đó, nhấp vào chức năng lập phiếu thu (thường được hiển thị bên dưới dạng Incoming payments) cùng ghi nhận những thông tin quan trọng đặc biệt liên quan cho giao dịch.

Một số dữ liệu cần nhập gồm những: Tên cùng mã đối tượng người dùng trên phiếu thu, ngày ghi sổ của chứng từ thu tiền, ngày hội chứng từ thu tiền, tổng chi phí của triệu chứng từ thu, tổng tiền chưa thanh toán giao dịch của hội chứng từ thu, … sau khoản thời gian hoàn thành, doanh nghiệp yêu cầu chọn công dụng lưu mới phiếu thu để liên tục sử dụng. đoạn phim đính kèm bên dưới sẽ phía dẫn chi tiết các thao tác cần để lập phiếu thu trên SAP Business One.

5.2.2. Lập phiếu chi

Để lập phiếu chi, từ giao diện màn hình hiển thị chính, người tiêu dùng chọn mục bệnh từ hoặc mục ngân hàng, tương tự như khi lập phiếu chi. Sau đó, truy vấn vào tính năng lập phiếu bỏ ra (thường được call là Outgoing Payments) và thực hiện nhập những dữ liệu quan trọng liên quan cho giao dịch.

Một số tin tức cần nhập bao gồm tên và mã đối tượng người sử dụng trên phiếu chi, ngày bệnh từ chi tiền, số triệu chứng từ của chứng từ đề xuất chi, loại chứng từ buộc phải chi tiền, tổng chi phí của triệu chứng từ chi,… sau thời điểm hoàn thành, người sử dụng cần chọn tác dụng lưu new phiếu chi để trước khi triển khai các thao tác khác.

Xem ngay hướng dẫn quá trình kế toán thu – bỏ ra hoặc xem clip dưới phía trên để nắm rõ các thao tác làm việc lập phiếu đưa ra trên SAP Business One.

5.2. Nhiệm vụ kế toán gia sản cố định

Với ứng dụng kế toán ERP, khách hàng có thể giảm bớt các thao tác bằng tay thủ công khi làm việc với quá trình kế toán tài sản cố định. Giải pháp ERP cung cấp 5 thao tác thường dùng, bao gồm làm việc với danh mục tài sản cố định (TSCĐ); ghi tăng cùng trích khấu hao TSCĐ; điều chỉnh giảm nguyên giá bán TSCĐ cùng thanh lý TSCĐ.

Xem thêm: Phần Mềm Crm Của Misa - Phần Mềm Crm Quản Lý Khách Hàng #1 Việt Nam

5.2.1. Danh mục gia sản (hoặc danh mục gia sản cố định)

Trước hết, người dùng truy cập vào phân hệ Tài sản cố định và thắt chặt từ màn hình chính và nhấp vào mục Danh mục gia sản (hoặc danh mục gia sản cố định). Tiếp đó, ô cửa sổ tin tức hiện ra yêu mong doanh nghiệp điền các dữ liệu quan trọng như tên với mã TSCĐ, lựa chọn nhóm, mã số lưu kho, thời hạn sử dụng,… sau khoản thời gian hoàn vớ thông tin, doanh nghiệp buộc phải lưu hoặc thêm mới tài liệu vừa nhập nhằm máy chủ xác nhận đã hoàn thành.

*
Danh mục gia tài trong SAP Business One

Cụ thể rộng về phương diện chức năng, danh mục TSCĐ có thể chấp nhận được theo dõi triệu chứng của từng TSCĐ hoặc nguyên tắc dụng chũm (CCDC) tại thời khắc hiện tại: không ghi tăng, sẽ khấu hao, đã hết khấu hao hoặc đã thanh lý. Không tính ra, hạng mục TSCĐ và CCDC cũng được cho phép theo dõi một số trong những thông tin của TSCĐ (CCDC).

Giá muaNgày muaThời gian lưu lại khoMã số giữ khoThời gian khấu haoNgày hiệu lực – ngày hết hiệu lực
*
Màn hình danh mục tài sản cố định của SAP Business One5.2.2. Ghi tăng tài sản thắt chặt và cố định (hoặc tăng nguyên giá bán TSCĐ)

Với nhiệm vụ ghi tăng TSCĐ, sau thời điểm hoàn tất quy trình ghi sổ, ứng dụng sẽ tự động thực hiện tại trích khấu gia sản đó theo công nợ của từng nhà cung ứng với những thông tin như nguyên giá, ngày ghi tăng, ngày bước đầu khấu hao, phương thức khấu hao.

Với nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ, người dùng cần lựa chọn mục tài sản thắt chặt và cố định (thường được điện thoại tư vấn là Fixed Assets) từ bỏ mục tài bao gồm (Financials). Sau thời điểm ô cửa sổ làm việc hiện ra, người tiêu dùng sẽ thực hiện ghi nhận những dữ liệu đặc biệt như Ngày ghi sổ hội chứng từ, ngày bệnh từ, ngày ghi nhận cực hiếm tài sản, mã với tên TSCĐ, …

Video gắn kèm sau đây minh họa trực quan các thao tác làm việc để ghi tăng TSCĐ trong SAP Business One (phiên bạn dạng 9.0).

Ngoài ra, nhiệm vụ kế toán tài sản cố định và thắt chặt còn cung cấp các tác dụng như:

Trích khấu hao TSCĐ.Điều chỉnh bớt nguyên giá chỉ TSCĐ.Thanh lý TSCĐ.

Doanh nghiệp mong mỏi biết thêm thông tin, vui mừng tham khảo bài viết Quy trình kế toán gia sản cố định.

5.3. Nghiệp vụ kế toán kho

Phần mượt ERP cung cấp khách hàng kiểm soát và điều hành lượng sản phẩm & hàng hóa nhập – xuất kho cũng như bảo vệ chất lượng mặt hàng tồn hiệu quả. Rõ ràng hơn, phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý các tin tức như sau:

Nhập/ xuất/ chuyển kho.Nhập kho do người sử dụng trả lại (do hư hư hoặc bởi sai quy cách…) cho dù khách không thanh toán.Xuất trả lại hàng mang lại nhà cung cấp do sai không giống so với thích hợp đồng, do hàng hóa bị hỏng hỏng, …Kiểm kê và điều chỉnh kiểm kê kho.Đánh giá quality hàng tồn kho.
*
Nghiệp vụ kế toán tài chính kho5.3.1. Tạo nên phiếu nhập kho

Để sản xuất phiếu nhập kho, khách hàng nhấp vào mục ủy quyền cài đặt (thường được call là Purchase A/P), nhấp vào phần nhập kho, hoặc từ phân hệ mặt hàng tồn kho/chứng rảnh rỗi giao diện bao gồm và nhấp vào tác dụng “Tạo phiếu nhập kho”. Khi màn hình nhập liệu hiện ra, người dùng tiến hành ghi nhận những thông tin quan trọng như số bệnh từ tăng auto của hệ thống, ngày ghi sổ kế toán và tăng tồn kho trên hệ thống, ngày của bệnh từ gốc, tên và mã của sản phẩm & hàng hóa nhập kho, số lượng nhập, đơn vị chức năng tính, …

*
Màn hình tạo nên phiếu nhập kho của SAP Business One

Người dùng cần kiểm tra kỹ những thông tin hoặc thêm những dữ liệu phải quản lý. Sau khoản thời gian hoàn tất, nhận vào tác dụng “Thêm mới” hoặc “Lưu” nhằm lưu phiếu vào hệ thống. Một số chiến thuật ERP còn auto tăng sản phẩm tồn kho trong hệ thống nếu lưu thành công.

5.3.2. Tạo ra phiếu xuất kho

Bắt đầu tự giao diện màn hình chính, để tạo phiếu xuất kho, khách hàng chọn phân hệ mặt hàng tồn kho hoặc bệnh từ với nhấp vào công dụng “Tạo phiếu xuất kho”. Khi màn hình nhập liệu hiện ra, người dùng sẽ nhập vào các thông tin đặc biệt như tên cùng mã của hàng hóa xuất kho, số lượng xuất, đơn vị tính, chi phí giá vốn lúc xuất kho, số hội chứng từ tăng tự động của hệ thống, …

Người dùng yêu cầu kiểm tra kỹ các thông tin hoặc thêm những dữ liệu cần làm chủ trước khi thừa nhận vào tính năng “Thêm mới” hoặc “Lưu” để lưu phiếu vào hệ thống. Một số phương án ERP còn tự động hóa giảm sản phẩm tồn kho trong hệ thống nếu lưu lại thành công.

5.3.3. Tạo phiếu kiểm kê kho

Từ giao diện screen chính, để tạo ra phiếu kiểm kê kho, người sử dụng chọn phân hệ hàng tồn kho hoặc triệu chứng từ với nhấp vào tác dụng “Tạo phiếu kiểm kê kho”. Khi màn hình nhập liệu hiện nay ra, người tiêu dùng sẽ ghi nhận những dữ liệu đặc biệt quan trọng như ngày tiến hành kiểm kê kho, thời gian thực hiện tại kiểm kê kho, tên nhân viên cấp dưới kiểm kho, mã và tên mặt hàng được kiểm kho, … người dùng nên đánh giá kỹ những thông tin hoặc thêm những dữ liệu phải quản lý. Sau khoản thời gian hoàn thành, nhấp vào tác dụng “Thêm mới” hoặc “Lưu” để lưu phiếu vào hệ thống.

*
Màn hình tạo ra phiếu xuất kho của SAP Business One

Ngoài ra, ứng dụng kế toán ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp tạo nên nhiều sách vở và giấy tờ khác như phiếu đề nghị chuyển kho, phiếu kiểm soát và điều chỉnh kiểm kê kho, phiếu reviews lại hàng tồn kho,… nhờ vào vậy, thành phần kế toán không chỉ có được giảm bớt các thao tác thủ công mà còn tăng năng suất làm việc cũng tương tự giảm thiểu không nên số, khủng hoảng về mặt giấy tờ.

5.4. Nhiệm vụ kế toán tổng hợp

Với nghiệp vụ kế toán tổng hợp, ứng dụng ERP tinh gọn quy trình doanh nghiệp thực hiện các thao tác liên quan. Cụ thể hơn, công việc của thành phần kế toán tổng đúng theo bao gồm:

Hạch toán kế toán những nghiệp vụ tạo ra như ghi nhận chi phí lương, các khoản trích theo lương, các nghiệp vụ liên quan đến phân bổ chi phí theo trung trọng tâm tính phí, …Đánh giá lại số dư của các đối tượng có gốc ngoại tệ.Tạo hoặc đóng/ mở kỳ kế toán.5.4.1. Phiếu kế toán (phiếu hạch toán kế toán)

Để tạo thành phiếu kế toán tài chính (hay còn được gọi là phiếu hạch toán kế toán), người tiêu dùng chọn phân hệ tài thiết yếu từ giao diện bao gồm và nhấp vào chức năng “Tạo phiếu kế toán”. Trên cửa sổ mới, người dùng tiến hành nhập những thông tin đặc biệt quan trọng như ngày hạch toán bệnh từ, ngày triệu chứng từ, loại bệnh từ gốc, số của triệu chứng từ gốc, …

*
Màn hình tạo ra phiếu kế toán của SAP Business One5.4.2. Phiếu review chênh lệch tỷ giá

Để tạo thành phiếu reviews chênh lệch tỷ giá, người sử dụng chọn phân hệ tài thiết yếu từ giao diện chủ yếu và nhấp vào chức năng “Tạo phiếu đánh giá chênh lệch tỷ giá” hoặc “chứng từ bỏ chênh lệch tỷ giá”… Khi screen nhập liệu hiện ra, người tiêu dùng tiến hành ghi nhận các thông tin đặc trưng như tấn công giá lại tỷ giá đến khách hàng, nhà cung cấp, lựa chọn nhóm người tiêu dùng và Nhà cung ứng cần review lại tỷ giá, chọn ngày cần đánh giá chênh lệch tỷ giá, …

*
Màn hình tạo thành phiếu reviews chênh lệch tỷ giá bán của SAP Business One

Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên, người dùng nhấn vào nút lệnh để thực hiện đánh giá. Lúc màn hình tổng hợp đánh giá chênh lệch tỷ giá hiện ra, người dùng có thể kiểm tra lại giá trị chênh lệch trước khi tiến hành đánh giá chênh lệch. Tại màn hình hiển thị tổng hợp, người dùng thường xuyên nhập vào các thông tin cần thiết và lưu giữ nghiệp vụ review chênh lệch tỷ giá.

5.4.3. Kỳ kế toán

Để đóng hoặc mở một kỳ kế toán, người dùng nhấp vào mục quản lí trị (Administration), lựa chọn khởi tạo hệ thống (thường được kí hiệu là System Initialization) tự giao diện bao gồm và nhấp vào tính năng “Kỳ kế toán” (thường được kí hiệu là Posting Periods). Sau đó, người sử dụng sẽ đóng, mở hoặc cập nhật kỳ kế toán tài chính tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

*
Màn hình sinh sản kỳ kế toán tài chính của SAP Business One

Để tạo một kỳ kế toán mới, tại screen của “Kỳ kế toán”, người tiêu dùng chọn công dụng “Tạo mới kỳ kế toán”. Khi cửa sổ mới hiện nay ra, người sử dụng ghi nhận các dữ liệu đặc biệt quan trọng như mã với tên kỳ kế toán, ngày bước đầu và xong của một kỳ kế toán, … sau khoản thời gian đã tư tưởng xong, người tiêu dùng nhấn vào tính năng “Thêm mới” hoặc “Lưu” nhằm lưu thông tin vào hệ thống.

6. Sử dụng công dụng lập hóa đối kháng điện tử

Hóa đối chọi điện tử được tích phù hợp với phần mượt ERP bằng cách kết nối ứng dụng ERP với ứng dụng hóa đơn thông qua module kết nối. Sau thời điểm đã tích hợp thành công xuất sắc với các đơn vị cung ứng dịch vụ, khi buộc phải tạo hóa đối chọi và xuất hóa solo trên phần mềm ERP, dữ liệu sẽ tự động được giữ hộ sang đơn vị phát hành hóa đơn.

Có thể thấy, phương án ERP tích phù hợp hóa đối chọi điện tử eInvoice ko chỉ hỗ trợ doanh nghiệp lập cùng xuất hóa đơn nhanh lẹ hơn mà còn hỗ trợ tinh giảm chi tiêu so với in ấn hóa 1-1 truyền thống.

Các bước để sử dụng chức năng lập hóa 1-1 rất solo giản, bao gồm:

Nhập những thông tin cần thiết vào phần mềm ERP tích hợp sẵn elnvoiceSau khi phần mềm đã lập hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thông tinHệ thống auto gửi hóa solo lên phòng ban Thuế và thông tin cho mặt mua
*
Hóa đối chọi điện tử giúp tiết kiệm chi phí chi phí

Như vậy, nội dung bài viết đã đem lại cho quý khách những thông tin đặc biệt quan trọng và trả lời sử dụng ứng dụng kế toán ERP đưa ra tiết, đi kèm những video và hình ảnh minh họa trực quan. Fan dùng bây giờ dễ dàng sử dụng ứng dụng từ bước đăng ký/ singin đến quy trình làm việc với từng phân hệ bé khác nhau, sút thiểu đen thui ro, sai số cho bộ phận kế toán, quan trọng đặc biệt trong mùa quyết toán cao điểm cuối năm.

Khách hàng mong muốn được hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP, vui lòng liên hệ với Beetech – đơn vị cung cấp phương án quản trị doanh nghiệp uy tín nhiều năm tại việt nam theo địa chỉ sau: